Dana kas kecil adalah suatu sistem yang diatur oleh perusahaan untuk mengurangi biaya administrasi dan melestarikan efisiensi dalam menangani pengeluaran tunai yang tidak signifikan. Banyak pengeluaran kecil seperti uang parkir, bahan habis pakai kantor, dan biaya pos bisa cepat menumpuk dan membutuhkan waktu dan sumber daya yang signifikan untuk diproses melalui prosedur akuntansi yang biasa. Penting bahwa perusahaan mempertahankan integritas catatan keuangan mereka meskipun pengeluaran ini tampaknya tidak signifikan.
Berikut adalah catatan akuntansi yang diperlukan pada saat pembentukan dana kas kecil:
1. Menetapkan Jumlah Dana Kas Kecil
Anda harus menentukan berapa banyak uang tunai yang diperlukan untuk memenuhi pengeluaran yang tidak signifikan dalam suatu periode. Tentang ini, biasanya dibuat jurnal akuntansi, menunjukkan bahwa jumlah tertentu dari uang tunai (misalnya, Rp. 500.000) telah dialokasikan untuk dana kas kecil.
2. Alokasi Dana
Saat uang tunai dialokasikan untuk dana kas kecil, catatan akuntansi harus mencerminkan ini. Misalnya, akun “Kas” akan dikurangi dan akun “Dana Kas Kecil” akan ditingkatkan dengan jumlah yang sama.
3. Melacak Pengeluaran
Setiap kali kas kecil digunakan, catatan harus dibuat mengenai jumlah yang diambil dan gunanya. Biasanya, tanda terima atau slip kas dikeluarkan sebagai bukti pengeluaran. Catatan ini berguna untuk menciptakan pertanggungjawaban dan memastikan bahwa dana hanya digunakan untuk tujuan yang ditentukan.
4. Isi Ulang Dana Kas
Ketika dana kas hampir habis, langkah selanjutnya adalah mengisi ulang kas hingga jumlah alokasi awal. Misalnya, jika Anda memiliki dana kas kecil sebesar Rp. 500.000 dan telah mengeluarkan Rp. 450.000, maka Anda harus mengisi ulang dana hingga Rp. 500.000 lagi. Bukti pengeluaran yang telah dikumpulkan dari penggunaan dana kas kecil akan digunakan untuk menciptakan catatan akuntansi yang mencakup pengeluaran ini dan menyeimbangkan kembali akun.
Penting bagi perusahaan untuk selalu mencatat pengeluaran dan saldo dana kas kecil demi integritas dan keakuratan laporan keuangan mereka. Jurnal kas kecil dan proses pengisian ulang secara rutin membantu menjaga kelancaran operasional dan memastikan semua pengeluaran tercatat dengan benar.
