Contoh Surat Peringatan – Surat peringatan atau yang lebih sering disebut sebagai SP, merupakan sebuah surat yang diberikan pada karyawan oleh perusahaan karena melanggar peraturan atau kedisiplinan. Berbicara tentang SP, dalam artikel ini akan diberikan beberapa contoh surat peringatan yang bisa kamu gunakan.

Tujuan dari dikeluarkannya SP ini, adalah untuk memberi teguran kepada karyawan karena telah melakukan pelanggaran. SP ini juga dikeluarkan secara bertahap, dari hanya teguran, teguran dua kali, hingga yang ketiga kali dimana SP 3 ini bisa digunakan sebagai alasan PHK.

Nah, ini dia penjelasan kami mengenai contoh surat peringatan perusahaan yang bisa kamu jadikan referensi.

Contoh Surat Peringatan di Perusahaan

Seperti yang tadi sudah dijanjikan, bahwa dalam artikel ini akan diberikan beberapa contoh surat peringatan. Mulai dari SP 1, SP 2, hingga SP 3, semuanya akan diberikan contohnya. Jadi untuk itu, terus simak informasi yang ada di bawah ini.

1. Contoh Surat Peringatan Tahap 1 (SP 1)

Surat peringatan pertama atau SP 1 diberikan kepada karyawan yang baru saja melanggar aturan atau kedisiplinan satu kali dan tidak berat seperti datang terlambat, tidak menghadiri acara wajib, dan lain sebagainya. Berikut contoh dari surat peringatan pertama atau SP 1.

PT Lancar Sejahtera Sentosa (Nama Perusahaan)
Jalan Lettu Wakidi No. 17, Magelang (Alamat Perusahaan)
Telp. (0351) 73145132 (No. Telepon Perusahaan)

Nomor : 003/SP-1/II/2023 (Nomor Surat)
Lampiran: 1 (satu) berkas
Perihal : Surat Peringatan

Kepada Yth.
Saudara Taufik Nur Hidayat (Nama Karyawan)

Staff IT PT Lancar Sejahtera Sentosa (Jabatan Karyawan)

di Tempat

Berhubungan dengan pelanggaran tata tertib yang telah ditetapkan di lingkungan PT Lancar Sejahtera Sentosa, yakni keterlambatan masuk kerja tanpa ada bukti alasan yang kuat kepada perusahaan selama 3 (tiga) hari berturut-turut. Seharusnya saudara mampu mentaati setiap tata tertib yang ada di perusahaan ini, seperti yang tercantum dan ditetapkan pada SPK (Surat Perjanjian Kerja).

Maka dari itu, perusahaan memutuskan untuk memberikan surat peringatan pertama kepada saudara. Hal ini memiliki tujuan agar saudara mendapatkan peringatan serta arahan supaya bisa lebih mematuhi tata tertib perusahaan dan tidak mengulangi kesalahan lagi yang beresiko merugikan perusahaan.

Demikian surat peringatan ini dibuat, agar disadari serta dilaksanakan sebagaimana mestinya.

Yogyakarta, 12 Januari 2023 (Tempat dan Tanggal Surat Dikeluarkan)
PT Lancar Sejahtera Sentosa (Nama Perusahaan)

Rizal Adi Nugroho (Nama Penulis Surat)
Manager HRD (Jabatan Penulis Surat disertai Tanda Tangan)

2. Contoh Surat Peringatan Tahap 2 (SP 2)

Jika sudah diberikan surat peringatan pertama namun karyawan tersebut masih juga mengulangi kesalahannya, maka perusahaan berhak memberikan surat peringatan kedua atau SP 2. Biasanya SP 2 ini keluar disertai dengan denda bagi karyawan yang menerimanya.

PT Lancar Sejahtera Sentosa (Nama Perusahaan)
Jalan Lettu Wakidi No. 17, Magelang (Alamat Perusahaan)
Telp. (0351) 73145132 (No. Telepon Perusahaan)

SURAT PERINGATAN TAHAP DUA (SP-2)
Nomor: 003/SP-1/II/2023 (Nomor Surat)

Surat peringatan ini ditujukan kepada:
Nama : Muhammad Hassan Naufal Syarif
ID : 1412241
Jabatan : Staff Pemasaran

Sebagai bentuk langkah lebih lanjut dari surat peringatan tahap pertama (SP-1) yang sebelumnya telah diberikan kepada Saudara Naufal, secara terpaksa perusahaan harus memberikan surat peringatan tahap dua (SP-2). Akan tetapi, Saudara Naufal juga tidak kunjung menunjukan perubahan berupa respon positif atas surat peringatan yang sebelumnya telah diberikan tersebut.

Agar Saudara Naufal bisa memperbaiki sikap serta mampu bekerja secara profesional lagi, maka perusahaan memutuskan untuk menjatuhkan sanksi yang didasari pada aturan yang berlaku dan telah disepakati, yaitu :

Pemotongan gaji sebesar Rp. 500.000,00 (lima ratus ribu rupiah) selama 2 bulan ke depan.
Tidak diperkenankan untuk menggunakan semua fasilitas dari perusahaan selama masa hukuman berlaku (2 bulan).

Jika teguran dari Surat Peringatan Tahap 2 ini juga tidak juga direspon dengan positif, maka dari itu perusahaan berhak mengeluarkan SP-3 yang artinya pemberhentian hak pekerjaan secara sepihak.

Demikian Surat Peringatan Tahap 2 ini dikeluarkan supaya disadari serta dilaksanakan dan sebagaimana seharusnya. Diharapkan Saudara Naufal bisa mengubah sikap dengan menunjukkan sikap yang lebih profesional dalam bekerja untuk ke depannya.

Magelang, 12 Januari 2023 (Tempat dan Tanggal Surat Dikeluarkan)

Hormat kami,

Rizal Adi Nugroho (Nama Pembuat Surat serta Tanda Tangan)

Manager HRD (Jabatan Pembuat Surat)

3. Contoh Surat Peringatan Tahap Akhir (SP 3)

Jika sudah dikeluarkan surat peringatan tahap 2 tapi karyawan masih saja mengulangi kesalahannya, maka perusahaan wajib mengeluarkan surat peringatan tahap akhir atau yang disebut dengan SP 3. Isi dari surat peringatan yang satu ini, yakni pemberhentian hak kerja secara sepihak oleh perusahaan.

PT Lancar Sejahtera Sentosa (Nama Perusahaan)
Jalan Lettu Wakidi No. 17, Magelang (Alamat Perusahaan)
Telp. (0351) 73145132 (No. Telepon Perusahaan)

SURAT PERINGATAN TAHAP TIGA (SP-3)
Nomor: 003/SP-1/II/2023 (Nomor Surat)

Surat Peringatan Tahap Tiga (SP-3)/PHK ditujukan kepada:

Nama : Angger Ahmad Fauzi
ID : 3132146
Jabatan : Staff Pemasaran

Dengan ini perusahaan telah mengeluarkan Surat Peringatan Tahap Ketiga (SP-3). Sekalian juga ditujukan sebagai Surat Pemutusan Hubungan Kerja. Surat ini kamu keluarkan atas dasar keteledoran dan ketidakdisiplinan yang telah dilakukan oleh Angger Ahmad Fauzi selama menjadi karyawan PT Lancar Sejahtera Sentosa.

Kami meminta maaf, karena terpaksa untuk menjatuhkan Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) kepada Saudara. Keputusan ini dibuat agar kegiatan perusahaan bisa tetap berjalan dengan baik dan juga semestinya.

Sehubungan dengan hal ini juga, honor Saudara Angger Ahmad Fauzi akan diberikan pada akhir bulan tepatnya pada tanggal 1 Februari 2022.

Demikian Surat Peringatan Tahap Ketiga (SP-3) ini diberikan, dan diharapkan juga bisa menjadi bahan perhatian dan introspeksi diri saudara.

Yogyakarta, 12 Januari 2022 (Tempat dan Tanggal Surat Dikeluarkan)
PT Lancar Sejahtera Sentosa (Nama Perusahaan)

Rizal Adi Nugroho (Nama Penulis Surat)
Manager HRD (Jabatan Penulis Surat disertai Tanda Tangan)

Tips Untuk Membuat Surat Peringatan

Perlu untuk kamu tahu, bahwa surat peringatan ini tidak bisa dilakukan asal-asalan. Hal ini karena terdapat beberapa poin yang berhubungan dengan masa depan kedua belah pihak. Selain itu, SP juga perlu mematuhi UU Ketenagakerjaan yang berlaku. Jadi berikut tips membuat SP yang benar.

Pastikan pelanggaran yang dilakukan karyawan tersebut, memang telah melewati batas seperti yang tertera pada surat perjanjian awal.
Pastikan jangka waktu berlakunya satu surat peringatan, yakni selama 6 bukan menurut Pasal 161 UU Ketenagakerjaan.
Surat peringatan ini hanya dibuat dan dipertanggung jawabkan oleh Divisi HRD atas tidak lanjut internal perusahaan.
Menuliskan data karyawan dengan jelas, minimal tercantum nama lengkap, jabatan, dan ID karyawan.
Menuliskan nama dari pembuat surat peringatan dan juga menambahkan tanda tangan.

Selain menjadikan beberapa contoh surat peringatan di atas sebagai referensi, kamu juga harus memahami poin-poin dalam tips pembuatan SP ini. Hal ini dilakukan agar tidak ada yang merasa dirugikan, baik itu pihak perusahaan maupun pihak karyawan.